Schnellstart-Anleitung
Diese Anleitung führt Sie durch die Validierung Ihrer ersten Rechnung mit FiscalLayer. Sie lernen, wie Sie eine Rechnung einreichen, das Ergebnis interpretieren und entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.
Was Sie in dieser Anleitung tun werden
Eine Rechnungsdatei hochladen (XML oder PDF)
Die Validierung durchführen und eine Entscheidung erhalten
Das Ergebnis verstehen (OK, Warnung oder Fehler)
Befunde prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen
Geschätzte Zeit: 5 Minuten
Was Sie benötigen, bevor Sie beginnen
Um diese Anleitung abzuschließen, benötigen Sie:
- Eine Rechnungsdatei — XRechnung (XML), ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder Peppol BIS (XML)
- Einen modernen Webbrowser — Chrome, Firefox, Safari oder Edge
Keine Rechnung zur Hand?
Sie können die Demo-Seite ohne echte Rechnung nutzen. Die Seite enthält Beispiel-Validierungsergebnisse, sodass Sie die Oberfläche erkunden können, bevor Sie Ihre eigenen Dateien testen.
Schritt 1: Eine Rechnung zur Validierung einreichen
- Navigieren Sie zur Demo-Seite — Klicken Sie auf die Schaltfläche "Demo testen" in der Navigation oder scrollen Sie zum Demo-Bereich auf der Startseite.
- Finden Sie den Upload-Bereich — Sie sehen eine Datei-Upload-Zone mit dem Text "Rechnung hier ablegen oder klicken zum Durchsuchen".
- Laden Sie Ihre Datei hoch — Ziehen Sie Ihre Rechnungsdatei per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf den Upload-Bereich, um einen Datei-Browser zu öffnen, und wählen Sie Ihre Datei aus.
Unterstützte Dateitypen
- .xml — XRechnung oder Peppol BIS Rechnungen
- .pdf — ZUGFeRD Rechnungen (PDF mit eingebettetem XML)
Schritt 2: Die Validierung durchführen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Validieren" — Nach dem Hochladen erscheint eine Validierungsschaltfläche. Klicken Sie darauf, um den Prozess zu starten.
- Warten Sie auf das Ergebnis — Die Validierung dauert in der Regel nur wenige Sekunden. Eine Fortschrittsanzeige wird während der Verarbeitung angezeigt.
Nach Abschluss zeigt das Ergebnispanel die Validierungsentscheidung und alle Befunde an.
Schritt 3: Das Validierungsergebnis verstehen
FiscalLayer gibt eine von drei Entscheidungsebenen zurück. Jede hat spezifische Auswirkungen darauf, ob Sie die Rechnung buchen sollten.
Die Rechnung besteht alle Validierungsprüfungen. Keine Compliance-Probleme wurden erkannt. Sie können diese Rechnung bedenkenlos buchen.
Die Rechnung ist technisch gültig, enthält aber identifizierte Risiken. Diese können die Vorsteuerabzugsfähigkeit beeinträchtigen oder bei einer Prüfung Probleme verursachen. Prüfen Sie die Befunde, bevor Sie entscheiden, ob Sie buchen.
Die Rechnung verstößt gegen EN16931-Anforderungen. Sie enthält strukturelle Probleme oder fehlende Pflichtfelder. Buchen Sie diese Rechnung nicht, bis die Probleme behoben sind.
Schritt 4: Die Befunde lesen und darauf reagieren
Unter dem Entscheidungs-Badge sehen Sie eine Liste von Befunden. Jeder Befund beschreibt ein spezifisches Problem oder eine Beobachtung zu Ihrer Rechnung.
Ein Befund enthält typischerweise:
- Einen Titel — Was erkannt wurde (z.B. "Rundungsdifferenz beim Umsatzsteuerbetrag")
- Eine Erklärung — Warum dies für Compliance oder Steuerrisiko relevant ist
- Die Position — Wo in der Rechnung das Problem auftritt (falls zutreffend)
Wichtig
Auch wenn die Gesamtentscheidung "OK" ist, ist es gute Praxis, alle Befunde zu prüfen. Einige Beobachtungen können informativ sein und die Buchungsfähigkeit nicht beeinträchtigen, aber das Verständnis hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was als Nächstes zu tun ist (basierend auf der Entscheidung)
- Fahren Sie mit der Buchung der Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem fort
- Keine weiteren Maßnahmen erforderlich
- Prüfen Sie jeden Befund sorgfältig
- Entscheiden Sie basierend auf der Risikotoleranz Ihrer Organisation, ob Sie:
- Die Rechnung mit dokumentiertem Bewusstsein des Risikos buchen
- Eine korrigierte Rechnung vom Lieferanten anfordern
- Ihren Steuerberater um Rat fragen
- Buchen Sie die Rechnung nicht
- Kontaktieren Sie den Lieferanten, um eine korrigierte Rechnung anzufordern
- Beziehen Sie sich auf die spezifischen Befunde, wenn Sie erklären, was korrigiert werden muss
Häufige Fehler beim ersten Mal
Hochladen einer normalen PDF (nicht ZUGFeRD)
FiscalLayer validiert elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten. Eine gescannte PDF oder manuell erstellte PDF ohne eingebettetes XML kann nicht validiert werden. Nur ZUGFeRD-PDFs (die XML-Metadaten enthalten) werden unterstützt.
Warnung-Befunde ignorieren
Eine Warnung bedeutet, dass die Rechnung technisch gültig ist, aber bei einer Steuerprüfung Probleme verursachen kann. Prüfen Sie jede Warnung sorgfältig — einige können je nach Ihrer Situation akzeptabel sein, während andere eine Korrekturanforderung rechtfertigen.
Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen
Die Demo validiert eine Rechnung gleichzeitig. Für Batch-Validierung mehrerer Rechnungen nutzen Sie die API oder die authentifizierte Batch-Upload-Funktion.
Erwarten, dass FiscalLayer die Rechnung repariert
FiscalLayer validiert und identifiziert Probleme — es modifiziert keine Rechnungen. Um Probleme zu beheben, müssen Sie eine korrigierte Rechnung vom Lieferanten anfordern oder die Rechnung in Ihrem Fakturierungssystem anpassen.
Wo Sie als Nächstes hingehen können
Entscheidungsebenen erklärt
Verständnis von OK-, Warnung- und Fehler-Entscheidungen und deren Auswirkungen.
Gültige Rechnung mit verstecktem Risiko
Wie eine Rechnung technische Prüfungen bestehen und trotzdem Steuerrisiken bergen kann.
Unterstützte Standards
XRechnung, ZUGFeRD und was 'unterstützt' für die Validierung bedeutet.
Datenverarbeitung & Vertrauen
Wie Rechnungsdaten verarbeitet werden und das Zero-Retention-Prinzip.
Sie haben die Schnellstart-Anleitung abgeschlossen
Sie wissen jetzt, wie Sie eine Rechnung validieren und die Ergebnisse interpretieren.